Fem CRM med Fortnox-koppling i korthet.
Börja med uppgiften som ska fungera mellan sälj och ekonomi.
| Alternativ | Dokumenterat | Avgränsning |
|---|---|---|
| Sellfinity | Kunder, offerter, order och fakturor från CRM. Fortnox-data i uppföljningen. | Exakt fältmappning, uppdateringstakt och undantag behöver ingå i den överenskomna lösningen. |
| Upsales | Order till Fortnox och ekonomisk återkoppling till säljarbetet. | Olika integrationsnivåer. Dokumenterad begränsning för restorder i Fortnox-appen. |
| Lime Go | Kund och order till fakturaunderlag, med faktura- och betalningsinformation tillbaka. | Standard eller Premium. Kopplingen går enligt Lime inte att använda i ett testkonto. |
| Lime CRM | ERP Connector för kunder och fakturainformation. | ERP Order och ERP Two-way sync beskrivs som separata tillägg. |
| Pipedrive + Cloudify | Affärssteg kan utlösa order eller faktura i Fortnox. | Cloudify är en separat leverantör av kopplingen. |
Tabellen sammanfattar dokumenterade erbjudanden. En funktion som inte nämns här betyder inte att produkten saknar den, och integrationsnivåerna är inte direkt jämförbara.
Alternativen i detalj.
Vad leverantören dokumenterar och vad ni bör pröva i demon.
Sellfinity
Passar när säljaren arbetar med offert, order och faktura under affärens gång.
- Dokumenterat
- Beskrivningen hos Fortnox omfattar att skapa, skicka och läsa in kunder, offerter, order och fakturor, samt dashboard och målsättningar baserade på Fortnox-data.
- Att pröva
- Pröva hur kundkort, affär och ekonomiska dokument hänger ihop i arbetsdagen. Skickar ni flera offertversioner, kontrollera att det syns vilken kunden accepterat och vilket underlag ekonomi ska använda. Den publika beskrivningen fastställer inte hur varje specialfall fungerar, så ta med delbetalning, kreditering, flera Fortnox-bolag och specialfält i genomgången om ni använder dem.
Upsales
Passar när order i CRM ska bli order eller faktura i Fortnox, med betalstatus tillbaka.
- Dokumenterat
- Order kan skapa order eller faktura i Fortnox, och bland annat betalstatus återkommer till CRM. Premium-kopplingen tillför fler inställningar, till exempel stöd för flera prislistor och täckningsbidrag. Enligt supportdokumentationen synkas den första ordern, men restorder synkas inte tillbaka till Upsales. Kunder med befintliga företag, produkter och order ombeds kontakta support före aktivering för att undvika dubbletter.
- Att pröva
- Kontrollera vilken integrationsnivå offerten gäller, eftersom den avgör vilket flöde ni köper. Levererar ni i delar, fråga hur säljaren ser vad som återstår att leverera och vem som ansvarar för den informationen.
Lime Go
Passar när sälj lämnar över en färdig order som ekonomi granskar före utskick.
- Dokumenterat
- En stängd order skapar kund och fakturaunderlag i Fortnox, varefter ekonomi hanterar fakturan. Fakturor, rader och betalstatus kan visas i Lime Go. Aktiveringen omfattar val mellan Standard och Premium, men översiktssidan fördelar inte varje funktion mellan nivåerna. Enligt Lime kan Fortnox inte anslutas i ett testkonto.
- Att pröva
- Be om en demo av den anslutna lösningen; ett test av enbart CRM-delen visar inte fakturaflödet. Bestäm vad som måste vara klart vid överlämningen: fakturamottagare, referens, artiklar, antal och kundspecifika villkor.
Lime CRM
Passar när Fortnox-information ska användas i en bredare kundprocess.
- Dokumenterat
- En annan produkt än Lime Go. ERP Connector omfattar bland annat kundupplägg, kundnummer och visning av bokförda fakturor med fakturarader, och företagskortet kan visa fakturering över tid. ERP Order beskrivs separat för orderarbete och ERP Two-way sync för att administrera kunder i båda systemen.
- Att pröva
- Koppla varje arbetsmoment till den modul som levereras och till den som ska använda den: kundservice kan behöva se vad kunden köpt, medan sälj också skapar nya dokument. Bestäm vem som ändrar fält, regler och behörigheter när arbetssättet utvecklas.
Pipedrive + Cloudify
Passar när teamet trivs med Pipedrive men saknar länken till ekonomi.
- Dokumenterat
- Pipedrives marknadsplats listar en Fortnox-koppling från Cloudify, en separat leverantör. Den beskriver order- eller fakturaskapande utifrån affärssteg, ekonomiska uppgifter inne i Pipedrive och möjlighet att köra om misslyckade synkningar.
- Att pröva
- Håll reda på tre ansvar: CRM, koppling och Fortnox. Bestäm vem som tar emot felet när en vunnen affär inte skapar rätt dokument. Jämför kopplingens kostnad och arbete med en migrering av hela CRM-systemet; fungerar kundhistorik, pipeline och arbetssätt redan kan det vara rimligt att behålla dem.
Vad betyder det att CRM och Fortnox är integrerade?
Skriv ned vilken information som ska flyttas, åt vilket håll och efter vilken händelse.
- Kundregister
- Kopplingen mellan poster ska hålla även när företagsnamn, kontaktperson eller fakturaadress ändras. Skilj på kundnumret i Fortnox, organisationens identitet och kontaktpersonen. Att samma namn syns i båda systemen visar inte att posterna är rätt kopplade.
- Offert, order och faktura
- Olika dokument med olika uppgifter: en accepterad offert kan leda till en order, och fakturan blir underlag för betalning. Att CRM kan visa en faktura betyder inte att det kan skapa eller ändra en offert. Markera separat vad användaren ska läsa, skapa, ändra och skicka.
- Händelsen som startar flödet
- Ett dokument kan skapas när en användare väljer en åtgärd eller när affären når ett visst steg. Bestäm vad som ska hända om affären flyttas tillbaka, öppnas igen eller behandlas en andra gång, så att samma kundorder inte blir två fakturor.
- Återkoppling
- Skickad, bokförd, förfallen, delbetald, betald och krediterad är olika lägen. Välj de statusar säljaren behöver för sin uppföljning och hur färsk informationen ska vara. En totalsumma för kundens köp ersätter inte statusen på en enskild faktura.
En direkt koppling kan förenkla ansvaret, men ordet direkt säger inte vilka fält eller undantag som stöds. Ställ samma krav oavsett om kopplingen kommer från CRM-leverantören eller en partner.
Testa kopplingen med en affär på 15 000 kronor.
Ett fiktivt provfall för en demo i leverantörens testmiljö. Anpassa det till era dokument och villkor.
Kunden finns redan i Fortnox. Säljaren offererar tio enheter à 1 000 kronor och en installation för 5 000 kronor, totalt 15 000 kronor före moms. Kunden accepterar, ordern hanteras och en faktura skapas. Senare krediteras en enhet: nettot blir 14 000 kronor före moms, och kunden betalar det återstående fakturabeloppet inklusive moms.
| Händelse | Det ni ska kunna följa |
|---|---|
| Befintlig kund väljs | Samma kundnummer används. Kontaktpersonen och fakturamottagaren kan skiljas åt utan att skapa en ny kund av misstag. |
| Offerten godkänns | De två raderna, mängderna och överenskomna priserna följer med till rätt nästa dokument. Det framgår vem som godkänner överlämningen. |
| Faktura skapas | Sälj och ekonomi hittar rätt dokument från samma kund. Att upprepa åtgärden skapar inte en oavsiktlig dubblett. |
| 1 000 kr före moms krediteras | Krediten kan kopplas till den ursprungliga fakturan. Säljaren kan skilja ursprungligt ordervärde från beloppet efter krediteringen. |
| Fakturan slutbetalas | Det framgår att den återstående fordran är reglerad och när CRM senast uppdaterades. Nästa kundkontakt bygger på rätt betalningsläge. |
Markera varje moment som visat i standard, visat med tillägg, kräver manuellt arbete eller ännu inte verifierat. Det är acceptanskriterier att pröva, inte ett påstående om att alla fem produkter uppfyller dem. Lägg sedan till ett eget undantag, till exempel en delleverans, en annan fakturaadress eller en avbruten anslutning, och se hur en ansvarig upptäcker felet och återupptar arbetet. Sköts något manuellt, dokumentera av vem och i vilket system.
Räkna på totalkostnaden för hela lösningen.
Jämför första året och ett normalt år efter införandet var för sig. Första året rymmer datastädning, konfigurering, utbildning och eventuell överlappning med det gamla CRM-systemet. Det löpande året visar vad ert användarantal och dokumentflöde kostar när allt är igång.
| Post i samma offert | Det som ska ingå |
|---|---|
| CRM | Rätt antal användare, rätt plan och de funktioner teamet behöver. |
| Kopplingen | Integrationens nivå, eventuell partneravgift och hur priset påverkas av användare, bolag eller användning. |
| Fortnox | De program och licenser som dokumentflödet kräver, med hänsyn till det ni redan har. |
| Införande | Mappning av kunder och artiklar, provkörning, utbildning och ansvar för att rätta gamla dubbletter. |
| Förvaltning | Support, ändringar i flödet och vad som händer med data och åtkomst om avtalet avslutas. |
En integrationslicens är inte alltid en extra kostnad.
Fortnox skiljer mellan vanliga integrationer, som kräver integrationslicens, och köpbara integrationer som faktureras via Fortnox och inte kräver en separat sådan licens. För vanliga integrationer gäller licensen för abonnemanget, inte en ny licens per ansluten koppling. Kontrollera inköpsväg och befintligt abonnemang innan ni lägger till en schablonavgift i jämförelsen.
Be att tillvalen anges på egna rader, med samma avtalsperiod och prisgrund, till exempel exklusive moms, i hela jämförelsen. Ett lågt grundpris är ingen jämförbar totalkostnad om ett obligatoriskt tillägg saknas.
Bestäm vem som äger uppgifterna före anslutningen.
Börja med en karta över vad som redan finns. En Fortnox-kund kan finnas i CRM under ett kortnamn, med flera kontaktpersoner eller som två dubbletter. Får båda systemen skapa kunder utan en bestämd matchning kan första synkningen göra problemet större, så prova ett litet urval med både enkla och svåra fall innan hela kundregistret kopplas in.
- Bestäm källa per uppgift
- Ange var fakturaadress, betalningsvillkor, artikelpris och kontaktuppgifter ska underhållas; det behöver inte vara samma system för alla fält. Skriv också vad som ska hända om två personer ändrar samma uppgift på olika håll.
- Ge någon ansvar för avvikelser
- En missad överföring behöver en mottagare, en synlig felbeskrivning och ett sätt att försöka igen. Kom överens om vem som tar första kontakten och vilken leverantör som ansvarar för kopplingen, så att sälj och ekonomi inte var för sig antar att den andra sidan bevakar felen.
- Planera bytet från den gamla kopplingen
- Skapar ett annat CRM redan Fortnox-dokument behöver övergången en bestämd tidpunkt. Dokumentera vilka öppna affärer som slutförs i vilket system och när den gamla kopplingen slutar skapa nya dokument. Behåll tillgång till underlaget som behövs för avstämning.
Samla underlaget innan ni väljer.
Arbetsbladet har tolv kontroller och separata kolumner för Sellfinity, Upsales, Lime Go, Lime CRM och Pipedrive med Cloudify. Notera vad som visades, vilken integrationsnivå det gällde och vilka frågor som återstår. Inga poäng eller produktbetyg är förifyllda.
Kostnadsfritt, utan registrering. Öppna i Excel eller importera i Google Kalkylark med semikolon som avgränsare.
Välj den lösning där era viktigaste arbetsmoment fungerar med en tydlig kostnad och ansvarsfördelning. Klarar två alternativ samma krav, låt de blivande användarna göra kund- och dokumentarbetet själva.