Byta CRM-system. Bevisa att kundarbetet följer med.

1. Bestäm vad teamet ska kunna göra första dagen.

Välj några situationer som inte får stanna upp: förbereda ett kundmöte, följa upp en öppen affär, hitta ett avtal och lämna rätt offertunderlag till ekonomi. ”Alla kontakter importerade” är ett datamål. ”Säljaren hittar kunden, den öppna affären och nästa aktivitet” beskriver ett fungerande arbete.

• VerksamhetsansvarigBestämmer vilka arbetsuppgifter som måste fungera, godkänner resultatet med teamet och kan skjuta på starten om något viktigt saknas.
• DataansvarigHåller ihop urval, originalfiler, fältmappning och avstämning. Dokumenterar beslut om dubbletter, saknade uppgifter och äldre historik.
• IntegrationsansvarigSamordnar konton, behörigheter och anslutna tjänster, och bestämmer med ekonomi vad som stoppas och aktiveras vid bytet.

Samma person kan ha flera ansvar i ett litet team, men varje beslut behöver en ägare. Bestäm också vem säljarna kontaktar när en uppgift saknas, så att problemen samlas på ett ställe.

2. Skilj på data att flytta och arbetssätt att återskapa.

Inventera företag, kontaktpersoner, affärer, aktiviteter, anteckningar, dokument och egna fält. Lägg till det en kundexport inte beskriver: pipeline-steg, rapporter, mallar, automatiseringar, behörigheter och anslutna mejlkonton. Ge sedan varje del ett av fyra utfall.

• FlyttaBlir aktiva poster.
• ÅterskapaByggs upp i nya CRM.
• Behåll separatSökbart arkiv utanför.
• AvvecklaEfter ett uttryckligt beslut.

Prioritera det som behövs i pågående kundarbete. Äldre historik kan behöva vara sökbar utan att bli aktiva poster i nästa CRM. Dokumentera då var materialet finns, vem som får se det och hur länge. Säg inte upp åtkomsten till det gamla systemet innan ni har kontrollerat uttag, arkivlösning och ert avtal.

Spara en orörd originalexport och arbeta i en separat kopia. Notera tidpunkt, användare, filter och antal poster per datatyp. En tom lista kan bero på urvalet eller användarens åtkomst; den visar inte att informationen saknas i CRM-systemet.

Kontrollera historiken särskilt. Pipedrive beskriver till exempel att aktiviteter, anteckningar och filer kopplade till kontakter och affärer exporteras separat. En fil med affärer kan alltså vara korrekt utan att räcka för flytten.

3. Koppla varje uppgift till rätt fält i nästa CRM.

Fältmappning betyder att koppla källans uppgifter till rätt plats och format i det nya systemet. Liknande kolumnnamn räcker inte.

Behåll sambandet mellan posterna.

Ett företag kan ha flera kontaktpersoner, affärer och aktiviteter. Behåll källans ID:n i arbetsunderlaget och dokumentera vilka nya poster de motsvarar. Om två företagsdubbletter ska bli en kund måste kontakterna från båda följa med. Samma företagsnamn räcker inte för att slå ihop poster; två bolag i en koncern kan behöva förbli separata kunder.

Bestäm också vad en ny import av samma material ska göra: skapa nya poster, uppdatera befintliga eller stoppas. Prova hur målverktyget känner igen en redan importerad post och vad ett tomt fält gör vid uppdatering. Annars kan en korrigerad fil skapa dubbletter eller skriva över uppgifter som någon har kompletterat.

Var försiktig när CSV-filer öppnas i Excel. Programmet kan ta bort inledande nollor och ändra långa tal. Importera identifierare som text och jämför med originalfilen; att formatera om kolumnen efteråt återställer inte siffror som redan gått förlorade.

4. Provflytta hela kundrelationer och förklara avvikelserna.

Välj ett begränsat urval med både vanliga och besvärliga fall: ett företag med flera kontakter, en öppen affär, avslutad historik, ett dokument, en aktivitet och en post som saknar ansvarig. Använd en avskild målmiljö eller ett avgränsat upplägg som leverantören godkänt. Stäng av sådant som kan skicka kundmeddelanden eller skapa skarpa ekonomiska dokument under provningen.

Låt säljaren följa en kund från sökning till nästa aktivitet, administratören kontrollera relationerna och en användare med begränsad roll kontrollera åtkomsten. Ett lyckat test som administratör visar inte att alla användare ser rätt information, eller att de inte ser sådant de inte ska se.

Den lilla provflytten prövar innehåll och arbetssätt. Inför slutdatum behöver ni också repetera flytten i full omfattning, så att ni vet hur lång tid export, bearbetning, import och kontroll tar. Dokumentera avvikelser, rätta orsaken och prova berörda moment igen.

5. Byt integrationer utan att starta dubbla flöden.

Skriv ned varje anslutning, vilket konto den använder, vad den läser eller skapar och vem som ansvarar för den. Ta med e-post, kalender, formulär, telefoni, dokumenttjänster och ekonomisystem. En ny CRM-inloggning flyttar inte automatiskt deras inställningar eller behörigheter.

Prova Fortnox-kopplingen med en befintlig kund.

Kontrollera vilket kundnummer som ska användas och hur kopplingen känner igen kunden. Följ sedan det dokumentflöde ni har valt, till exempel offert till order eller fakturaunderlag. Vem skapar dokumentet, var ska det synas och hur ser ni att överföringen misslyckats? Kom överens med ekonomi om hur ni provar utan oönskade skarpa dokument.

Planera stoppet av den gamla kopplingen tillsammans med starten av den nya. Kontrollera väntande jobb och om en omkörning kan skapa en ny kund eller ett nytt dokument. Två aktiva kopplingar ska inte behandla samma händelse utan att ni har bestämt hur det hanteras. Gör samma kontroll för kalenderhändelser och automatiska mejlutskick.

6. Bestäm var nya ändringar görs under övergången.

En slutexport beskriver en tidpunkt. Om en säljare därefter flyttar en affär, ett formulär skapar ett lead eller en kunduppgift raderas måste även den ändringen hanteras. Välj ett avtalat skrivstopp eller en dokumenterad metod för att föra över senare ändringar, för både användare och automatiska flöden.

Ett ändringsuttag måste kunna skilja nya, uppdaterade och borttagna poster åt. Klarar verktygen inte det kan ni registrera de få ändringarna separat under ett kort skrivstopp och föra in dem efteråt. Bestäm plats, ansvarig och hur ni vet att varje ändring är omhändertagen.

1. 1Före slutexportMeddela var teamet ska arbeta, säkra originalfilerna och stoppa eller styr om de skrivningar och integrationer som berörs.
2. 2Efter importStäm av urval och relationer, kontrollera åtkomst och prova de arbetsuppgifter som måste fungera. Förklara varje avvikelse som påverkar starten.
3. 3Vid startbeslutDen utsedda ansvariga godkänner eller skjuter på övergången. Meddela sedan vilket system som gäller och aktivera anslutningarna i avtalad ordning.

7. Låt säljarna göra arbetet innan bytet räknas som klart.

Låt varje berörd roll öva med de flyttade uppgifterna: hitta en kund, förbereda ett möte, uppdatera en affär och skapa nästa aktivitet. Visa också hur äldre material nås och vart fel rapporteras. En genomgång av menyerna ersätter inte den övningen.

Under de första arbetsdagarna behöver någon följa upp felaktiga ägare, saknad historik, integrationer som stannat och frågor från användarna. Ge varje fel en ansvarig och en tid för återkoppling. Avsluta flyttprojektet när det dagliga kundarbetet fungerar och återstående frågor har ett hem hos den som förvaltar CRM-systemet.

Begränsa åtkomsten till export- och arbetskopior. Bestäm vilka som sparas, var de sparas och när övriga kopior tas bort. Bevara inte ett extra kundregister i en delad mapp bara för att flytten är klar.

Godkänn varje del av bytet i checklistan.

Varje rad har ett kriterium för när den är godkänd och plats för ansvarig, datum, status och avvikelser. Anpassa kriterierna till ert upplägg och hänvisa till underlaget där resultatet finns.

• Urval
• Fältmappning
• Upprepade importer
• Provflytt
• Integrationer
• Slutexport
• Startbeslut
• Uppföljning

Vanliga frågor om att byta CRM.