Offertmall. Gratis i Word, och vad den ska innehålla.

Mallen har avsändare och kund, offertnummer, datum och giltighetstid, en beskrivning av uppdraget, en pristabell med moms, vad som ingår och inte ingår, villkor för leverans och betalning, och en rad där kunden accepterar.

• Ert företagsnamn, organisationsnummer och att ni är godkända för F-skatt.
• Kundens namn, organisationsnummer och kontaktperson.
• Offertnummer och datum, så att båda parter kan hänvisa till rätt version.
• Hur länge offerten gäller, till exempel 30 dagar.
• Vad som ska levereras, så konkret att båda kan avgöra när det är klart.
• Pris per del, summa, moms och om priset är fast eller räknas på löpande räkning.
• Vad som inte ingår, och hur tillkommande arbete debiteras.
• Leveranstid, betalningsvillkor och hur ni fakturerar.
• Hur kunden accepterar: underskrift, e-signering eller ett svar via e-post.

Är en offert bindande?

Normalt ja. Enligt avtalslagen är ett anbud bindande för den som lämnar det, och en offert räknas oftast som ett anbud. Accepterar kunden offerten är ni bundna av det ni har skrivit. Undantag gäller om något annat framgår av offerten själv, eller av handelsbruk eller sedvänja.

Med en svarstid

Har ni skrivit hur länge offerten gäller måste kundens accept komma fram inom den tiden.

Utan svarstid

Står ingen tid i en skriftlig offert måste svaret komma inom skälig tid: den tid det tar för offerten att nå kunden, för kunden att tänka och för svaret att komma tillbaka. Lämnas offerten muntligen, till exempel i ett möte, utan att kunden får betänketid måste den antas direkt. Skriv därför alltid ut en giltighetstid.

En för sen accept

Kommer accepten för sent räknas den som ett nytt anbud från kunden, som ni kan anta eller avböja. Men om kunden tror att svaret kom i tid och ni måste förstå det, behöver ni säga till utan dröjsmål att ni inte godtar det. Annars gäller avtalet.

Reglerna finns i avtalslagen, 1–4 §§. Vill ni att offerten inte ska vara bindande behöver det framgå tydligt i den. Vid större avtal är det klokt att låta en jurist läsa villkoren.

Offert, kostnadsförslag eller prisuppgift?

Ordet offert används normalt om ett pris ni står fast vid, medan ett kostnadsförslag eller en ungefärlig prisuppgift är en uppskattning. Lagen definierar inte orden, och mellan företag gäller det ni har avtalat. Skriv därför ut om priset är fast, har ett tak eller räknas på löpande räkning.

Utför ni arbete åt privatpersoner på deras bostad, byggnader eller saker gäller konsumenttjänstlagen. En ungefärlig prisuppgift får då inte överskridas med mer än 15 procent, om ni inte har avtalat en annan gräns eller har rätt till ett pristillägg, till exempel för tilläggsarbete som behövdes.

Så får ni offerten accepterad.

1. 1Bekräfta behovet förstSkicka offerten efter ett samtal eller möte där ni har förstått vad kunden ska uppnå, och skriv det i uppdragsbeskrivningen.
2. 2Gör den lätt att jämföraDela upp priset så att kunden ser vad varje del kostar och vad som ingår.
3. 3Gör det lätt att säga jaLåt kunden acceptera direkt, till exempel med e-signering och BankID, i stället för att skriva ut och skanna.
4. 4Följ upp på ett bestämt datumBestäm när ni hör av er innan offerten skickas, och ring före giltighetstiden går ut.

Följ upp offerterna i ett CRM.

När offerterna blir fler är det uppföljningen som brister: vilka väntar på svar, vilka går snart ut och vem ska ringa. I ett CRM ligger varje offert på affären med ett nästa steg och ett datum, så att ingen glöms bort.

I Sellfinity skapas offerten i Fortnox direkt från affären i CRM:et. När kunden säger ja gör ni order och faktura av offerten med ett klick, och avtalet kan skickas för signering med BankID via Scrive.

Mallen och guiden är gjorda av Sellfinity. Den juridiska genomgången är en sammanfattning, inte juridisk rådgivning.