Exportera från Pipedrive. Kontrollera hela kundrelationen.

Välj exportväg och kontrollera åtkomsten.

En export per datatyp passar när ni behöver ett samlat underlag. En filtrerad lista passar för ett avgränsat urval eller en kontrollfil med utvalda kolumner. Skriv på underlaget om det är hela den beslutade omfattningen eller ett prov, så att en liten provfil inte senare tas för hela kundregistret.

För listvyer finns behörigheten Export data from list views under Global permissions. Den hanteras i Manage users → Permission sets av någon med åtkomst till kontoinställningarna. Att få exportera och att få se en viss kundpost är skilda saker.

Kontrollera även synlighetsgrupper, enskilda posters synlighet och vilka pipelines användaren ser. Pipedrive skiljer på global admin och deals admin: deals admin har full insyn i affärer och leads, global admin i personer, organisationer och produkter. Be kontoadministratören bekräfta att den som gör uttaget ser det ni har bestämt att flytta.

Så exporterar ni från Pipedrive, steg för steg.

1. 1Exportera varje datatypÖppna kontomenyn → Tools and apps → Export data. Välj datatyp, urval och format (Excel eller CSV) och klicka på Export. Aktiviteter, anteckningar och filer exporteras separat.
2. 2Hämta filen från Generated exportsÖppna Generated exports och hämta filen med molnikonen under Available until. Exporterna ligger kvar i 28 dagar.
3. 3Dokumentera varje uttagSkriv datatyp, urval, tidpunkt och ansvarig bredvid filnamnet, och anteckna om teamet ändrade uppgifter mellan uttagen. Annars kan två filer från olika tidpunkter ge sken av att en relation saknas.
4. 4Arbeta i en kopiaSpara originalen orörda och gör rensning eller kolumnändringar i arbetskopior. Markera vad som är källdata, eget kontrollblad respektive importfil, så att fel går att spåra utan att göra om allt.

Behöver ni ett urval? Exportera en filtrerad lista.

Öppna rätt listvy, sätt filter och välj kolumner via kugghjulet. Ta med postens ID och relevanta egna fält, och välj sedan … → Export filter results. Spara en anteckning om filtret med filen, till exempel ”affärer i pipeline Sverige, samtliga ägare”.

I affärslistan kan ni välja ID för affären, personen och organisationen, men en person utan affär kommer inte med den vägen. Hämta därför även kontakturvalet från kontaktlistan, och lägg till ID-kolumnerna via Choose columns om de inte redan syns.

Arkiverad är inte samma sak som förlorad.

En arkiverad Pipedrive-affär behåller sin affärsstatus: öppen, vunnen eller förlorad. Arkivering är en separat egenskap. Arkiverade affärer och leads finns i listvyns Archive-flik och kan exporteras därifrån utan att först återställas.

Bestäm separat vilka affärsstatusar och vilka arkiverade poster ni tar med. En gammal vunnen affär kan behövas för kundhistoriken, medan ett övergivet lead kanske inte ska flyttas. Skriv in avsiktligt utelämnade poster i beslutet om omfattning, så att de skiljs från en missad export. Ändra inte statusar i källsystemet bara för att få antalen att stämma.

Följ en kund genom filerna.

Fiktivt exempel: Nordhamn AB har två kontaktpersoner, en affär och material som hör till affären.

Sök efter organisation 120 i organisationsfilen och kontrollera att både person 410 och 411 finns i kontaktfilen. Att Anna återkommer på affärsraden betyder inte att hon är en dubblett, och Erik behöver finnas även om han inte förekommer i affärsfilen.

Följ sedan affär 730 till aktivitet 880, anteckning 901 och filreferens 902. Ett ifyllt affärs-ID hjälper först när affären faktiskt finns i underlaget. Kontrollera både att hänvisningen går att följa och att innehållet är användbart: rätt mötesdatum, läsbar anteckning och rätt dokument.

Behåll ID tillsammans med posttyp; att en kolumn heter ID gör inte kopplingen automatisk i nästa CRM. Utöka sedan kontrollen till flera affärer på samma företag, en arkiverad affär och en post som tillhör en annan säljare. Ett lyckat kundexempel ersätter inte avstämning av hela det beslutade urvalet.

Spara fältens betydelse och valbara alternativ.

Under Personal preferences → Data fields finns separata exporter för fältuppsättning och valbara alternativ. Spara båda när egna valfält ska följa med. Fältuppsättningen beskriver bland annat typ och API-nyckel; alternativexporten innehåller alternativens ID och namn.

Ett fält som heter ”Prioritet” på en person behöver inte betyda samma sak som ”Prioritet” på en affär. Anteckna posttyp, fälttyp och innebörden av alternativen, och behåll skillnaden mellan tomt värde, ”Ej bedömd” och ”Låg” om ni använder dem olika.

Fältdefinitionen ersätter inte kundernas ifyllda värden, så kontrollera ett eget fält både på en känd post och i dess datafil. Pipedrives fältnyckel identifierar fältet och ska inte förväxlas med ett personligt API-token för åtkomst till kontot.

Kontrollera att dokumenten finns sparade.

Google Drive-filer ingår inte i Pipedrives globala export, och länkar för filnedladdning kan bara användas av administratörer. Skilj därför på en lista med filinformation och själva filerna: ett filnamn eller en URL i kalkylbladet bevisar inte att avtalet ligger i ert sparade material.

• Öppna ett dokument från den sparade kopian och jämför med rätt kund och affär. En fungerande länk i den gamla inloggningen är ett annat resultat.
• Anteckna var externa dokument faktiskt ligger och vem som ansvarar för fortsatt åtkomst eller en separat kopia.
• Kontrollera nödvändig e-post och annan historik som egna delar. En anteckningsfil visar inte att all kundkommunikation är bevarad.

Lämna över filer, relationer och öppna frågor.

• Originalfiler, med urval och tidpunkt för varje uttag.
• En beskrivning av egna fält, med posttyp, fälttyp och alternativ.
• Resultatet av era kontroller, till exempel kundrelationen ni följt genom filerna.
• En lista över vad som medvetet stannar kvar och vad som ännu saknas.

Nästa steg är en överenskommen fältmappning och en provimport där ni kontrollerar samma kundrelation i det nya systemet. Hjälp med importen till Sellfinity ingår i supportpaketet.

Vanliga problem med exporten från Pipedrive.