Exportera från Upsales. Kontrollera vad varje rad betyder.

Kontrollera exporträtt och åtkomst.

Användaren behöver Export permission. En administratör öppnar Settings → Account → Users & Roles, väljer användaren och aktiverar Can export data under Roles & Access. Den som gör uttaget behöver alltså inte full administratörsroll för att exportera.

Kontrollera också användarens åtkomst till informationen. Upsales skiljer mellan rättigheter att se, ändra och radera, med till exempel egen information eller rollens information som omfattning. Bestäm vilket behörigt urval ni ska ta ut; en exportknapp betyder inte att användaren ser hela företagets kundregister.

Välj en lista som motsvarar det ni vill flytta.

Börja med posterna ni behöver: företag, kontakter, affärer, order, abonnemang eller aktiviteter. Upsales dokumenterar Export som en massåtgärd för de här listtyperna. Ta ut och namnge underlagen var för sig, så att det syns vad som hör till varje datatyp.

• KontakterUtgå från Sales & CRM → Companies & contacts och rätt kontaktlista. Markeringen vid namnkolumnen tar fram åtgärderna, där Export finns. Kontrollera vilka kontakter listan omfattar innan ni väljer hela urvalet.
• AffärsmöjligheterUnder Sales & CRM finns bland annat My open opportunities, My lost opportunities och All open opportunities. De svarar på olika frågor: alla öppna affärer omfattar inte de förlorade affärer vars historik ni vill behålla.

En rapport kan vara bra för avstämning men är inte alltid rätt flyttunderlag. Schemalagd dashboardleverans i Report centre PRO kan till exempel ske som PDF eller PNG, och en sådan presentation ersätter inte en tabell med enskilda poster och ID:n. Utgår ni från Analytics, kontrollera om resultatet är underliggande data eller en sammanställning för läsning.

Så exporterar ni från Upsales, steg för steg.

1. 1Kontrollera filtrenVisa de aktiva filtren med vyn Only active och notera användare, period och status där de används. Dokumentera det avsedda urvalet innan ni startar uttaget.
2. 2Välj posternaAnvänd exportikonen för listans urval, eller markera enskilda rader och välj Export. Se till att en tidigare radmarkering inte begränsar uttaget ni tänkt göra.
3. 3Välj kolumnerLägg till fält, ta bort en kolumn med X och dra fälten till rätt ordning. Ta med tillgängliga identifierare och kopplingar, inte bara namn och beskrivningar. Bestäm om produktrader behövs.
4. 4Starta exportenVälj Export. Upsales meddelar när uttaget är färdigt. Notera vilken användare som startade det och vilket underlag som hör till körningen.
5. 5Hämta filen från DownloadsÖppna klockan vid användarnamnet eller profilbilden och välj Downloads. Aviseringen går till användaren som skapade exporten. Spara originalfilen och gör kontrollerna i en separat arbetskopia.

Märk filerna med datatyp, urval och exporttid. Håll isär en provexport av utvalda kunder och det senare uttaget som flytten bygger på, och spara antalet poster ni förväntar er.

Spara kolumnerna som mall.

När kolumnerna är ordnade kan ni välja Save template, namnge mallen och spara den. Använd samma fältuppsättning i provexporten och slutexporten. En mall fryser inte innehållet: kunder kan ha tillkommit och affärer bytt steg mellan uttagen, så jämför både inställningar och tidpunkt när två filer skiljer sig åt.

Sex produktrader kan vara tre affärer.

Med Export order row blir det en kalkylrad per produkt. Upsales beskriver funktionen för order, affärsmöjligheter och abonnemang samt vissa rapporter i Report centre. Samma affärs-ID kan därför förekomma på flera rader utan att vara en felaktig dubblett.

Underlaget innehåller sex produktrader, tre unika affärs-ID:n och två företag. Visar CRM tre affärer stämmer sex rader alltså med urvalet. Tar ni bort alla upprepade affärs-ID:n som ”dubbletter” försvinner produkter från samma affär.

Kontrollera också vad beloppskolumnerna betyder. Upprepar filen hela affärsvärdet på varje produktrad får det inte summeras en gång per rad. Skilj på affärstotal och radbelopp, jämför samma mått med Upsales och behåll sambandet mellan produktraderna och deras affär.

Kontrollera historik och dokument mot ett riktigt kundkort.

Välj ett företag ni känner väl och följ dess kontakter, öppna aktiviteter, historik och affärer. Leta upp motsvarande uppgifter i uttagen och dokumentera hur posterna hänger ihop. Namn räcker inte alltid som matchning; behåll tillgängliga ID:n och notera vilket objekt varje ID identifierar.

Upsales kundkort har flikar för bland annat aktiviteter och dokument. Under Documents kan ni öppna dokumentlistan och ladda ner ett dokument, till exempel för att kontrollera ett viktigt avtal mot det material ni har fått ut.

Den generella exportguiden fastställer inte att varje bilaga, anteckning, mejlinnehåll eller händelse i kundhistoriken följer med en listfil. Det betyder inte att materialet är omöjligt att få ut. Ange vad ni saknar och be Upsales bekräfta lämpligt uttag innan ni räknar arkivet som komplett.

För egna fält behöver ni spara betydelsen och möjliga val, inte bara kolumnrubriken. Ett internt kundstatusfält kan ha helt andra värden än affärens försäljningssteg.

Lämna över filer, antal och öppna frågor.

• Originalfiler per datatyp, med exporttid och dokumenterat urval. Behåll dem orörda och begränsa åtkomsten.
• Antal unika poster och eventuella produktrader, med förklaringar till avvikelser.
• En beskrivning av identifierare, relationer och egna fält, så att uppgifterna kan kopplas till rätt kund och affär.
• En lista över det som saknas, kräver ett separat uttag eller ska bevaras utanför nästa CRM, med en ansvarig för varje fråga.

Börja nästa steg med ett begränsat, sammanhängande urval. Att filen går att öppna visar inte att nästa system kan importera alla datatyper, relationer och historiska händelser. Hjälp med importen till Sellfinity ingår i supportpaketet.

Vanliga problem med exporten från Upsales.